Definisi kas kecil
Kas kecil adalah sebagai “sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran - pengeluaran tertentu” .Biasanya pengeluaran - pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran – pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran- pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek). Di dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas perusahaan. Hal itu disebabkan karena setiap pengeluaran yang relative kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek karena penarikan cek membutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi, dengan adanya dana kas kecil maka semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera.
KarakteristikKas Kecil
a. Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.
b. Digunakan untuk menandai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari
c. Disimpan di tempat khusus, misalnya di kotak kecil yang biasa disebut petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (junior cashier).
Perlengkapan Adm.
Dana Kas Kecil
a. Bukti transaksi
b. Peralatan Menulis
c. Alat untuk menghitung
d. Formulir jurnal
e. Buku kas kecil
Tahap – tahapPembentukan Dana Kas Kecil
1. Menaksir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.
2. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutnya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil.
3. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut disimpan oleh kasir kas kecil
4. Berdasarkan bukti – bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
Peralatan Dokumen Yang Dibutuhkan
a. Bukti kas keluar : berfungsi sebagai perintah kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Cek : suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan.
c. Permintaan pengeluaran kas kecil : digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil.
d. Bukti pengeluaran kas kecil : dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil.
e. Permintaan Pengisian kembali kas kecil : dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi – fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil
1. Fungsi kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi akutansi :bertanggung jawab sebagai pencatatan pengeluaran kas kecil, transaksi pembentukan dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal, pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal, pembuatana bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
3. Fungsi pemegang dana kas kecil : bertanggung jawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
4. Fungsi yang memerlukanpembayarantunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggung jawabkan kepada pemegang dana kas kecil.
5. Fungsi pemeriksa intern : bertanggung jawab terhadap penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
1. Bagian utang : tugasnya adalah menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari direktur keuangan, membuat BKK sebanyak 3 lembar, mencatat BKK dalam register BKK, dsb.
2. Bagian kasir : tugasnya adalah menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang, mengisi cek dengan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar, membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar.
3. Pemegang dana kas kecil : tugasnya adalah menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir, menguangkan cek ke bank, menyimpan uang tunai yang diambil dari bank, menyimpan bukti kas keluar kemudian diarsipkan.
4. Bagian akutansi : tugasnya adalah menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang, mencatat bukti kas keluar dalam register cek, mengarsipkan bukti kas keluar beserta SK tentang pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar.
Prosedur Permintaan dan Pertanggung jawabanPengeluaran Dana Kas Kecil
1. Berdasarkan metode dana tetap (imprest fund system) : pemakai dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil.
2. Berdasarkan metode dana fluktuasi (fluctuating fund system) : pemakaidanakaskecil, pemegang dana kas kecil, bagian jurnal dan bagian kartu biaya.
ProsedurPengisianKembali Dana Kas Kecil
:
1. Fungsi pemegang dana kas kecil
2. Fungsi bagian utang
3. Bagian kasir
4. Bagian jurnal
5. Bagian kartu biaya.
Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
A. Sistem Dana Tetap (Imprest fund system)
Dalam system ini besarnya dana kas kecil jumlahnya selalu tetap atau dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relative tetap.
Ciri – cirinya :
1. Pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kas umum dengan menyerahkan bukti – bukti pengeluaran yang telah dilakukan.
2. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.
3. Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti – bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas umum.
Keuntungannya :
1. Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
B. Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuating fund system)
Dalam system ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah pengeluaran.
Ciri – cirinya :
1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debit dalam akun kas kecil.
2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.
3. Besarnya jumlah yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
~ SELESAI ~
